ERP Tugas 1

PENERAPAN TEKNOLOGI ERP DI PERUSAHAAN INDONESIA

Industri distribusi sangat erat kaitannya dengan kemajuan Industri pada umumnya, karena industry distribusi menggambarkan kekuatan industry manufaktur itu sendiri, sangatlah penting bagi industry distribusi untuk selalu melakukan pembaharuan teknologi untuk mengimbangi kemajuan industri manufaktur, sehingga mereka harus membenahi infrastruktur yang handal untuk dapat mendistribusikan produk-produk principal sampai ke tangan konsumen. Sering kali distributor, sebagai pelaku industri distribusi mengalami kerugian, hanya lantaran mereka tidak siap dengan sitem informasi yang dipakai, kegagalan membuat rencana penjualan dan pembuatan order terhadap principal membenturkan mereka kepada kerugian, karena kelebihan stok, atau kekurangan stok, pencairan diskon yang tidak tercatat, retur barang yang tidak tercatat dan stok yang tidak sesuai antara di system dan stok fisik. Sehingga dibutuhkan perbaikan yang berkelanjutan antara system ERP dan kebutuhan nyata perusahaan.

1.      PENDAHULUAN

TI (Teknologi Informasi) atau IT (Information Technology) adalah bagian dari istilah dalam dunia SI (Sistem Informasi) atau IS (Information System). Istilah TI sendiri lebih merujuk pada teknologi yang digunakan dalam menyampaikan maupun mengolah

informasi, namun pada dasarnya masih merupakan bagian dari sistem informasi itu sendiri. TI secara mudah dapat dipahami sebagai pengolahan informasi yang berbasis pada teknologi komputer dan karenanya terkait erat dengan perkembangan teknologi komputasi. Proses bisnis dalam perusahaan distribusi harus berjalan dengan efektif, untuk

menunjang kebutuhan distribusi dan proses order kepada principal atau pabrikan, oleh karena persaingan yang semakin ketat. Implementasi IT dapat mendukung hal ini. Namun, implementasi IT yang tidak tepat akan menambah beban perusahaan. Oleh karena itu, implementasi IT sebaiknya dirancang sedemikian rupa untuk menciptakan sistem yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan distribusi dan dapat meningkatkan efektifitas proses bisnis yang berjalan. Salah satu implementasi IT yang banyak digunakan dan terbukti dapat meningkatkan efektivitas perusahaan distribusi adalah ERP. Berikut ini akan dibahas pengertian ERP, keuntungan dan kerugian ERP, serta implementasi ERP di perusahaan distribusi di Indonesia.

2.      LANDASAN TEORI

a.      ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP (Enterprise Resource Planning) ataudalam bahasa Indonesia sering disebut dengan Perencanaan Sumberdaya Perusahaan adalah struktur sistem informasi yang digunakan untuk mengintegrasikan proses bisnis dalam perusahaan manufaktur/jasa yang meliputi operasional dan distribusi produk yang dihasilkan1. Tujuan dari implementasi ERP adalah menyatukan semua divisi yang ada dalam perusahaan menjadi satu sistem yang dapat dikendalikan secara terpusat. ERP lebih ditujukan pada sistem back-office, dimana sistem ERP tidak bersentuhan secara langsung dengan konsumen.

Gambaran ERP adalah sebagai berikut:

1.      Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan.

2.      Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.

3.      Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan.

4.      Sistem ERP menggunakan database perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja.

5.      Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time).

6.      Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.

7.      Sistem ERP menunjang sistem multi mata uang dan bahasa, yang sangat diperlukan oleh perusahaan multinasional.

8.      Sistem ERP memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan khusus perusahaan tanpa melakukan pemrograman kembali.

9.      Pada umumnya, ERP dibangun sebagai sistem berbasis modul yang menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, inventori, invoice, akuntasi perusahaan dan lain sebagainya. tersebut dapat diperoleh dengan cepat.

ERP dibagi menjadi tiga modul utama, yaitu modul operasi, modul financial dan akuntansi, dan modul sumber daya manusia. Ketiga modul ini berjalan secara terpisah, sehingga perusahaan tidak harus mengimplementasikan ketiganya secara langsung. Namun, ketiga modul tersebut berhubungan langsung dengan satu database terpusat. Misalnya ketika bagian penjualan  menerima pesanan dari konsumen, bagian gudang langsung mengetahui dan mempersiapkan pesanan tersebut. Kemudian bagian akuntansi dapat melihat apakah barang pesanan sudah dikirim atau belum, sehingga ia dapat mempersiapkan tagihan untuk konsumen. Sistem yang seperti ini akan menghemat banyak resource perusahaan, seperti waktu, biaya dan tenaga kerja. Semua orang dalam sistem melihat data yang sama dan akan memperoleh informasi terbaru dari semua divisi dalam perusahaan.

Implementasi ERP membutuhkan persiapan yang matang, karena kesalahan implementasi akan mengakibatkan kerugian yang tidak sedikit. Tahap paling awal dari implementasi ERP adalah membangun bisnis proses yang baik. Tanpa bisnis proses yang baik, semua sistem informasi berbasis komputer dengan teknik apapun tidak akan mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan tersebut.

Agar sebuah perusahaan dapat menerapkan konsep ERP dengan baik, setiap aspek dari organisasi, manusia, informasi, dan teknologi harus dipersiapkan dengan baik.

Dengan demikian, ketika implementasi benar-benar dijalankan, karyawan telah siap dan memiliki kemauan untukbelajar dan mendukung keberhasilan ERP tersebut. ERP tidak selalu identik dengan perampingan karyawan. Pemikiran ini yang dapat menyebabkan karyawan antipasti terhadap perubahan ke sistem ERP, karena merasa posisinya terancam dengan kemudahan yang ditawarkan ERP

b.       Bisnis proses

Untuk membangun sistem ERP, bisnis proses harus disusun dengan jelas dan tepat. Tanpa proses bisnis yang benar, sistem apapun yang diterapkan tidak akan mampu memperbaiki keadaan perusahaan. Dalam membangun sistem ERP, sebaiknya batasan sistem yang akan dibangun jelas, sehingga implementasi ERP tidak berkembang ke hal-hal yang tidak diperlukan.

c.       Vendor

Vendor adalah perusahaan yang menyediakan paket sistem ERP yang akan diimplementasikan di perusahaan. Selain menyediakan software dan hardware, vendor juga harus memberikan pelatihan pada karyawan perusahaan yang menggunakan jasanya, agar karyawan terbiasa dengan sistem IT yang baru, dan memastikan sistem yang baru ini berjalan.

d.      Tujuan ERP

Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan. ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan yang digunakan untuk9 :

1.                  Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis. Baik proses bisnis perusahaan manufaktur atau jasa.

2.                  Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise.

3.                  Menghasilkan informasi yang real-time.

4.                  Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.

5.                  Sistem ERP9

6.                  Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan. Sumber daya tersebut meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas

7.                  Paket sistem ERP biasanya terdiri atas sekumpulan modul-modul yang dapat mendukung berbagai fungsi dan proses pada perusahaan. Alur proses bisnis yang terjadi dalam perusahaan komersial, baik yang menghasilkan produk barang jasa secara umum merupakan satu siklus kontinu mulai dari permintaan konsumen, pembuatan produk, penyerahan produk, penagihan, pembayaran dan layanan purnajual.

e.       Keuntungan dan Kerugian ERP

Keuntungan dari implementasi ERP antara lain:

·         Integrasi data keuangan

Oleh karena semua data disimpan secara terpusat, maka para eksekutif perusahaan memperoleh data yang up-to-date dan dapat mengatur keuangan perusahaan dengan lebih baik.

·         Standarisasi Proses Operasi

ERP menerapkan sistem yang standar, dimana semua divisi akan menggunakan sistem dengan cara yang sama. Dengan demikian, operasional perusahaan akan berjalan dengan lebih efisien dan efektif.

·         Standarisasi Data dan Informasi

Database terpusat yang diterapkan pada ERP, membentuk data yang standar, sehingga informasi dapat diperoleh dengan mudah dan fleksibel untuk semua divisi yang ada dalam perusahaan.

Keuntungan diatas adalah keuntungan yang dapat dirasakan namun tidak dapat diukur. Keberhasilan implementasi ERP dapat dilihat dengan mengukur tingkat Return on Investment (ROI), dan komponen lainnya, seperti:

·         Pengurangan lead-time

·         Peningkatan kontrol keuangan

·         Penurunan inventori

·         Penurunan tenaga kerja secara total

·         Peningkatan service level

·         Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP

Kerugian diatas dapat terjadi ketika:

·         Kurangnya komitmen top management, sehingga tim IT kurang mendapat dukungan pada rancangan sistemnya. Hal ini bisa muncul karena ketakutan tertentu, seperti kawatir data bocor ke pihak luar. Selain itu, anggapan bahwa implementasi ERP adalah milik orang IT juga dapat membuat kurangnya rasa memiliki dari top management dan karyawan divisi lain. Padahal, implementasi ERP sebenarnya adalah suatu proyek bisnis, dimana IT hadir untuk membantunya.

·         Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan, sehingga hasil analisis strategi bisnis perusahaan tidak sejalan dengan kenyataan di lapangan. Perusahaan sebaiknya menentukan dari awal, apakah perusahaan akan mengikuti standar ERP atau sebaliknya.

·         Kesalahan proses seleksi software, karena penyelidikan software yang tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan. Hal ini bisa berakibat pada membengkaknya waktu dan biaya yang dibutuhkan.

·         Peningkatan sales

·         Peningkatan kepuasan dan loyalitas konsumen

·         Peningkatan market share perusahaan

·         Pengiriman tepat waktu

·         Kinerja pemasok yang lebih baik

·         Peningkatan fleksibilitas

·         Pengurangan biaya-biaya

·         Penggunaan sumber daya yang lebih baik

·         Peningkatan akurasi informasi dan kemampuan pembuatan keputusan.

Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP antara lain adalah:

·         Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya

·         Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran

·         Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru

·         Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik

·         Tidak cocoknya software dengan business process perusahaan.

·         Kurangnya sumber daya, seperti manusia, infrastruktur dan modal perusahaan.

·         Terbentuknya budaya organisasi yang berada dalam zona nyaman dan tidak mau berubah atau merasa terancam dengan keberadaan software (takut tidak dipekerjakan lagi).

·         Kurangnya training dan pembelajaran untuk karyawan, sehingga karyawan tidak benar-benar siap menghadapi perubahan sistem, dimana semua karyawan harus siap untuk selalu menyediakan data yang up-to-date.

·         Kurangnya komunikasi antar personel.

·         Cacatnya project design dan management.

·         Saran penghematan yang menyesatkan dari orang yang tidak tepat.

·         Keahlian vendor yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

·         Faktor teknis lainnya, seperti bahasa, kebiasaan dokumentasi cetak menjadi file, dan lain sebagainya.

Fase-fase Implementasi

Sistem ERP

_ Fase Inisiasi

_ Berupa rencana strategis atau juga dari beberapa

kejadian yang muncul di perusahaan misalnya

adanya tawaran dari vendor, pergerakan dari

kompetitior, pergerakan industri, peningkatan

kualitas proyek, perubahan pada peraturan dan

hukum atau pemanfaatan anggaran teknologi

informasi yang lebih baik

Fase Evaluasi

_ Meliputi evaluasi proses bisnis, analisis kebutuhan,

evaluasi berbagai alternatif, pencarian vendor yang

potensial dan evaluasi berbagai produk yang berbeda.

_ Fase Selection

_ Pada fase Evaulasi dapat berlangsung dalam rentang

waktu yang cukup lama. Karena dihabiskan untuk

menyeleksi berbagai potensi alternatif termasuk peluang

mengakhiri proyek atau memutuskan proyek jika

lingkungannya ternyata tidak siap menerima proyek

tersebut.

Fase Modifikasi

_ Dapat dijalankan dua cara :

_ Cara pertama modifikasi yang terjadi dalam rangkaian

proses analisis-konfigurasi dan pengujian hingga

didapatkan hasil yang diinginkan atau hingga batasan

waktu tertentu

_ Cara kedua dengan melakukan pemilihan status target

tertentu dan kemudian menerapkan pengukuran atas

pencapaian target tertentu. Proses ini dilakukan secara

paralel hingga membentuk suatu lingkaran.

_ Dilakukan tahapan pelatihan bagi para pengguna.

Fase Penyelesaian

_ Jika semua berjalan lancar, konsumen akan

melunasi pembayaran (tergantung kontrak). Dan

juga tahapan ini perusahaan biasanya

mendapatkan pelajaran dan pengalaman atas

segala kejadian selama proyek implementasi,

termasuk evaluasi keberhasilan dan kegagalan

dan peluang implementasi selanjutnya.

Implementasi Sistem ERP

_ Dimensi dan faktor-faktor yang dapat mempengaruhi

implementasi ERP mencakut berbagai aspek yang terlihat

pada gambar berikut :

Tiga pendekatan umum

implentasi ERP

1. Penggunaan satu paket software yang utuh

(Vendor tunggal)

2. Kombinasi dari beberapa paket software

(berbagai vendor, best of breed)

3. Kostumissi atau membuat sendiri paket

software ERP

Tahapan Implementsi ERP

1. Membangun organisasi proyek

2. Menentukan pendekatan implementasi

3. Membangun rencana implementasi

4. Menentukan kriteria keberhasilan dan

metode pengukurannya

Struktur Organisasi Implementasi ERP

1. Komite pengarah: terdiri atas perwakilan klien dan

para eksekutif dan masing-masing unit bisnis

utama. Anggota komite ini harus dapat mewakili

semua area yang mempengaruhi oleh ERP, misal,

keuangan, pemasaran, SDM, manufaktur,

distribusi, engineering dan Sistem informasi

2. Staf teknologi informasi internal : manajer,

programmer, analis, dan dukungan teknik.

3. User utama internal

4. Perwakilan vendor/konsultan

Siklus hidup Implentasi ERP

1. Fase Perencanaan

_ Membentuk komite pengarah. Tugas utama komite ini

adalah mengidentifikasi tujuan utama dan ruang lingkup

proyek ERP, menentukan manajer proyek dan anggota

tim lainnya untuk membangun sistem.

2. Fase Analisis

_ Komite pengarah telah sepakat untuk menjalankan

proyek implementasi ERP dan mungkin sudah

menetekunan pendekatan yang akan dilakukan.

Meskipun mungkin belum menentukan vendor tertentu,

tetapi tim proyek mulai membentuk kelompok kerja pada

berbagai funsi di organisasi untuk mengumpulkan

informasi dan mendeifisikan kebutuhan.

Fase Desain

_ Dimulai setelah perusahaan memutuskan vendor

mana yang dipilih. Tingkat disain tergantung pada

pendekatan ERP.

_ Jika diputuskan memilih satu kesatuan paket, maka

antarmuka sebagaian besar sudah ditentukan, dan

kostumisasi biasanya dilakukan bagian-bagian minor

saja. Disain antarmuka biasanya lebih lama jika

perusahaan memilih paket kostumisasi paket.

_ Pada fase ini mungkin terjadi beberapa rekayasa

ulang proses bisnis dalam tingkatan yang lebih rinci.

Fase Implementasi

_ Setelah perusahaan menentukan paket software yang

akan digunakan dan dikostumisasi, berikutnya melakukan

konstruksi. Untuk pendekatan kesatuan paket, program

sudah dirancang dan diterapkan per modul, misalnya

fungsi-fungsi pembelian, inventory, pembayaran dan

sebgainya.

_ Selama fase ini semua rencana rekayasa ulang proses

bisnins diterapkan. Karena semua hardware, software,

data dan jaringan sudah diterapkan, maka hanya ada 2

hal yang dkaji yaitu orang dan prosedur.

Fase Dukungan Teknis

_ Tujuannya adalah untuk menjamin keberhasilan

sistem jangka pendek dan jangka panjang.

Dukungan teknis terhadap para pengguna

sangat penting. Meskipun semua pengguna

sudah diberikan pelatihan yang intensif, namun

staf dukungan teknis tetap diperlukan,

khususnya untuk perubahan yang drastis dan

komprehensif.

_ Transisi sistem yang mulus sebaiknya didukung

oleh staf dukungan teknis yang memadai.

Dilema Implementasi ERP

_ Proyek implementasi adalah pekerjaan besar

_ Proyek yang harus dikerjakan sendiri

_ Tidak dapat dijadikan sebagai prioritas

pertama

_ Mensyaratkan agar orang mengerjakan

tugasnya dengan cara yang berbeda

Strategi Implementasi ERP

_ Fase I – Basic ERP

_ Modul yang diimplentasikan meliputi Sales &

Operations Planning, Demand Management,

Rough-Cut, Capacity Planning, Master

Scheduling, MRP dan Plant Scheduling.

_ Modul ini bersifat praktis dan dibutuhkan oleh

fungsi akuntansi dan keuangan, ditambah dengan

modul yang diperlukan untuk mendukung

keakurantan inventory, keakuran dan struktur bill

of material, serta aktivitas umpan balik dari bagian

manufaktur dan pengadaan

Fase II – Integrasi Supply Chain

_ Proses yang termasuk dalam fase ini adalah

pengembangan ERP baik ke arah depan dan

belakang, sehingga membangun sebuah rantai

pasok (supply chain). Pengembangan ke arah

belakang meliputi proses pengadaan barang dari

supplier dengan menggunakan teknologi (produk)

tertentu misalnya penjadwalan pasokan barang

dan e-commerce melalui web.

_ Lama fase biasanya memerlukan waktu 3-6

bulan.

Fase III – Perluasan dan Pengembangan untuk

Mendukung Strategi Perusahaan

_ Perluasan dapat berati implementasi elemen atau modulmodul

yang belum diterapkan secara lengkap atau

menyambungkan antarunit bisnis, mengimplementasikan

modul pendukung, seperti modul untuk SDM,

pemeliharaan, pengembangan produk dsb.

_ Waktu yang diperlukan untuk fase ini bervariasi mulai dari

beberapa bulan hingga satu tahun, tergantung sejauh

mana sistem akan diperluas dan dikembangkan.

Kesuksesan Implementasi

ERP

_ User Focus vs Technology Focus

_ Tata kelola dan alokasi sumber daya

manusia

_ Dukungan Vendor dan konsultan

_ Pelatihan

Peran dan Tanggung jawab dalam Implementasi Software ERP

Ketika menerapkan ERP ( Enterprise Resource Planning ) Software pastikan bahwa Anda sudah mendefinisikan dengan jelas ( pada awal proyek ERP ) siapa yang akan memiliki tanggung jawab untuk bagian-bagian dari implementasi sistem ERP. Pahami dan jelaskan fakta bahwa tim Anda akan perlu untuk mengambil tanggung jawab untuk bagian-bagian tertentu dari pelaksanaan. Pelatihan ERP, uci coba oleh user dan blueprint sistem, dll akan membutuhkan waktu dan masukan dari tim internal Anda. Set tanggal go-live yang realistis sehingga tim Anda memiliki cukup waktu untuk melakukan tugas-tugas sehari-hari mereka .

Manajemen proyek internal - mitra implementasi ERP akan menyediakan sumber daya manajemen proyek untuk memandu Anda melalui proyek. Jangan meremehkan pentingnya memiliki manajer proyek internal Anda sendiri untuk mengelola anggaran , harapan , pelatihan koordinasi dan umpan balik pengguna , melacak dan menindaklanjuti pengguna pengujian penerimaan dan laporan kemajuan kepada manajemen senior .

Super users - pastikan bahwa Anda menunjuk Super users untuk setiap area fungsional implementasi ERP Software Anda ( keuangan, penjualan , logistik dll ) . Super users akan bertanggung jawab untuk pelatihan koordinasi , pengujian pengguna dan umpan balik dalam departemen mereka .

Admin super user - Ketika menerapkan software ERP Anda dapat memastikan biaya kepemilikan yang lebih rendah dengan melatih salah satu pengguna yang lebih teknis Anda sebagai administrator sistem . Sistem administrator akan bertanggung jawab untuk tugas administratif harian ERP Software - menyiapkan pengguna baru , dukungan dasar untuk permintaan pengguna , otorisasi pengguna dan pelaporan .

Partisipasi manajemen senior - semua metodologi implementasi software ERP yang baik mengacu pada kenyataan bahwa buy-in dari manajemen senior diperlukan untuk keberhasilan implementasi solusi ERP . Biasanya dibutuhkan lebih dari manajemen senior buy-in - Anda perlu masukan manajemen senior ke dalam beberapa tahap desain kunci dari implementasi ERP . Jumlah partisipasi manajemen senior diperlukan akan tergantung pada ukuran organisasi Anda . Dalam perusahaan kecil di mana manajemen senior secara aktif terlibat dalam beberapa hari untuk kegiatan bisnis sehari Anda pasti akan ingin memastikan bahwa tim senior terlibat dalam lokakarya desain yang lebih strategis. Jika Anda tidak melibatkan manajemen senior Anda mungkin menghabiskan waktu mengkonfigurasi solusi Anda hanya untuk mengetahui bahwa hasil akhirnya tidak apa manajemen inginkan.

Pastikan bahwa partner implementasi ERP anda menyediakan rencana proyek rinci yang menyoroti bidang tanggung jawab untuk implementasi ERP . Berapa banyak waktu internal yang perlu dialokasikan kepada semua ERP tugas proyek dan pada tanggal apa adalah beberapa inklusi penting dalam rencana proyek .

Mendefinisikan peran dan tanggung jawab secara jelas dan rinci merupakan langkah penting dalam pelaksanaan keberhasilan solusi perangkat lunak ERP. Luangkan waktu pada aspek implementasi software ERP Anda untuk memastikan keberhasilan.

7 Faktor Keberhasilan Implementasi ERP

Berikut 7 faktor kunci keberhasilan dalam Implementasi ERP

Visi dan Rencana Bisnis
Faktor ini faktor yang paling kritis. Rencana bisnis dalam implementasi ERP harus menghitung sumberdaya, biaya, resiko dan jadwal rentang waktu pelaksanaannya.

Perubahan Manajemen
Implementasi ERP yang terstrukur dan sistemik, menuntut paling tidak ada manajemen yang berubah. Yang tadinya lebih longgar dan bisa ditawar, menjadi saklak dan harus dijalankan as is. Perubahan ini harus dijadwalkan, karena ia tidak bisa dihindari.

Komunikasi
Berkaitan dengan faktor kedua, komunikasi penting ke seluruh jajaran manajemen dan staf. Terutama yang kepentingannya terganggu karena penggunaan sistem ERP. Komunikasi ini juga untuk menakar ekspektasi seluruh jajaran stakeholder.

Komposisi dan kompensasi Tim ERP
Pemanfaatan sistem ERP pasti melibatkan seluruh lini perusahaan. Perlu dibangun kepercayaan, di mana masing-masing bagian diberi tanggung jawab untuk menyukseskan implementasi sistem baru ini. Kepercayaan tidak hanya antar karyawan namun juga antara karyawan dengan konsultan. Penentuan komposisi dan pemberian kompensasi yang tepat akan menjamin keberlangsungan implementasi ERP ini dengan baik.

Dukungan Manajemen
Manajemen Puncak perlu mendukung secara penuh. Hal ini dibutuhkan karena implementasi ERP skupnya paling besar dari seluruh implementasi sistem informasi. Persetujuan harus diteken secara cepat, sehingga pelaksanaannya berlangsung smooth. Juga bila ada kendala di level manajer atau staf, dapat diveto langsung oleh manajemen puncak demi keberhasilan proyek ini.

Manajemen Proyek
Implementasi ERP meskipun skalanya paling besar dalam seluruh rangkaian implementasi sistem informasi, namun ada jangka waktu yang harus dipenuhi agar selesai. Perlu dibuat manajemen proyek adhoc yang terdiri dari staf internal dan konsultan.

Analisa Sistem dan Pemilihan Implementasi Teknis
Saat implementasi ERP baru, selalu ada legacy system yang sudah berjalan dan harus dimodifikasi. Analisa sistem harus dilakukan secara menyeluruh sehingga legacy sistem dapat dimanage sehubungan adanya sistem yang baru. Manajemen ini perlu dilakukan hati-hati agar bisnis tidak terhenti dengan adanya implementasi sistem ERP yang baru.

Risiko Maut dalam Implementasi ERP

Berbicara soal sistem ERP (Enterprise Resource Planning), berarti kita sedang bicara tentang sistem yang besar dan kompleks. Kompleksitas sistem ERP ini bukan hanya disebabkan oleh besarnya sistem tersebut dilihat dari luasnya fungsionalitas yang disediakan dan ragam teknologi yang dibutuhkan saja, tapi juga karena sistem ERP ini sangat berkaitan dan luas dengan proses bisnis perusahaan.

Oleh karenanya maka Implementasi sistem ERP –baik sukses maupun gagal—memiliki dampak yang luas bagi keberjalanan bisnis perusahaan. Tersedianya paket-paket ERP “matang” yang sudah “berkeliling dunia” untuk mengkompilasi best practices dari berbagai industri kemudian datang menawarkan harapan. Bahwa dengan menggunakan produk ERP “matang” tersebut maka impian untuk mewujudkan sistem informasi yang mengintegrasikan pengelolaan proses bisnis perusahaan itu dapat lebih mudah diwujudkan.

Namun sayangnya, mimpi indah tersebut tiba-tiba dibuyarkan oleh kenyataan banyaknya kegagalan yang dialami dalam implementasi ERP di seluruh dunia. Akibat dari kegagalan ini pun beragam jenis dan tingkatannya. Ada perusahaan migas yang karena gagal dalam implementasi ini menyebabkan distribusinya menjadi kacau sehingga memunculkan kerugian dan juga reputasi yang terjun bebas. Ada perusahaan penerbangan yang karena gagal dalam implementasi ERP menjadi gagal melayani penjualannya dan proses pemeliharaan pesawat menjadi kacau sehingga selain kehilangan potensi pemasukan juga dapat membahayakan keselamatan penerbangan. Sampai dengan kegagalan implementasi yang walau tidak berdampak langsung terhadap bisnis perusahaan, tapi menimbulkan kerugian dalam bentuk lain seperti waktu implementasi yang molor, membengkaknya biaya implementasi karena berbagai sebab, kesenjangan  lingkup dan kualitas yang didapat dengan ekspektasi, dan sebagai.

Proyek Implementasi ERP itu berbeda dengan proyek implementasi sistem informasi lainnya [Davenport, 2000]. Diantara perbedaannya yang signifikan antara lain adalah skalanya, kompleksitasnya, dampak organsiasinya, biaya yang dibutuhkan untuk proyek ini serta dampak-dampak lain yang akan dirasakan jika proyek ini tidak sukses. Dampak implementasi ERP ini akan menyentuh keseluruhan organisasi, sedangkan implementasi sistem informasi lainnya biasanya hanya berkaitan dengan lingkup area tertentu saja. Implementasi ERP juga biasanya hampir selalu diikuti dengan perubahan pada proses bisnis, sementara implementasi sistem tradisional lainnya biasanya lebih banyak mengikuti proses bisnis yang berjalan dibanding proses bisnis yang menyesuaikan pada sistem. Hal ini karena umumnya perusahaan ingin mengadopsi best practices yang dibawa oleh paket ERP. Dan last but not least, biaya yang dibutuhkan untuk proyek implementasi ERP ini jauh lebih besar dibandingkan proyek implementasi sistem lainnya, dan kegagalan pada implementasi ini bahkan ekstrimnya bisa juga mengakibatkan perusahaan bangkrut (rujuk misalnya kasus bangkrutnya Fox Meyer Drugs di tahun 1996).

Namun demikian apakah adanya risiko-risiko bisnis yang antara lain disebutkan diatas, lalu membuat kita mesti mundur dari peluang memperoleh nilai besar yang ditawarkan oleh ERP bagi bisnis? Tentu tidak. Karena tidak ada sesuatupun yang bebas dari risiko. Dan perlu diingat juga bahwa tidak mengimplementasikan ERP (baca: sistem informasi terintegrasi) juga memiliki risiko yang tidak kecil bagi bisnis, yang tak kalah menyeramkannya juga.

Jadi, apa yang harus dilakukan? Yang harus dilakukan adalah mengidentifikasi risiko-risiko yang terdapat dalam implementasi ERP dan kemudian bagaimana mengelolanya. Potensi kesuksesan implementasi akan semakin besar jika risiko-risiko tersebut dapat diminimalisasi.

Sebenarnya ada banyak referensi penelitian yang mengidentifikasi risiko-risiko yang terdapat pada implementasi sistem seperti ERP. Pendekatan, perspektif dan pengklasifikasiannya pun bermacam-macam. Tapi dalam artikel ini saya akan sampaikan beberapa risiko yang berdasarkan pengalaman dan kajian saya selama ini merupakan area risiko yang paling dominan menyebabkan kesuksesan/kegagalan proyek implementasi sistem ERP.

Pertama, adalah terkait komitmen dan dukungan dari manajemen senior terhadap proyek implementasi ERP ini. Faktor ini sangat menentukan keberhasilan implementasi ERP. Proyek implementasi ERP mesti dipandang sebagai sebuah proyek bisnis, bukan proyek IT. Risikonya pun merupakan risiko bisnis. Komitmen dan dukungan manajemen senior ini akan berpengaruh antara lain pada:

-          Kecepatan pengambilan keputusan strategis,

-          Dukungan terhadap implementasi perubahan pada bisnis yang diakibatkan oleh implementasi sistem,

-          Endorsement (atau mungkin juga enforcement) terhadap manajemen eksekutif dan jajaran yang ada di bawahnya untuk juga mendukung apa yang dibutuhkan untuk kesuksesan implementasi ERP ini

-          Resolusi terhadap konflik yang mungkin timbul dalam proses implementasi

-          Dukungan sumber daya terhadap program-program yang direncanakan dalam rangka kesuksesan proyek

Kedua, adalah soal manajemen proyek. Wah, faktor risiko yang satu ini merupakan faktor yang sangat kritikal dan amat sering menjadi penyebab kegagalan implementasi. Manajemen proyek yang saya maksud disini termasuk pada sisi implementer ERP maupun manajemen proyek dari sisi pemilik proyek (project owner). Beberapa praktik buruk manajemen proyek yang sering berkontribusi besar pada kegagalan proyek antara lain:

-          Lemahnya kemampuan implementer untuk mengestimasi sumber daya dan waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan task-task dalam proyek implementasi ERP. Hal ini umumnya disebabkan oleh perencanaan yang kurang detail, yang biasanya disebabkan karena kurangnya pengalaman dan pengetahuan tim project management implementer mengenai pekerjaan sejenis. Bisa juga karena kesalahan persepsi implementer terhadap lingkup pekerjaan yang dituangkan dalam TOR karena berbagai sebab. Atau karena perencanaan awal yang dibuat hanya untuk kebutuhan pemenuhan compliance administratif saja, misalnya untuk kebutuhan seleksi lelang, project charter, penagihan, dan sejenisnya.

-          Lemahnya koordinasi antar bagian (stream) dalam tim proyek. Biasanya intensitas dan tingkat stress yang cukup tinggi pada setiap bagian tim proyek membuat koordinasi dengan tim lain menjadi terabaikan/kurang diperhatikan. Semakin jauh permasalahan koordinasi ini tidak serius ditangani maka akan semakin besar risiko yang ditimbulkan di akhirnya dan akan semakin besar pula effort yang dibutuhkan untuk mensolusikannya.

-          Ketidak mampuan penyediaan SDM dan ekspertis yang dibutuhkan proyek pada waktu dibutuhkan. Sebabnya bisa beragam, misalnya: implementer gagal dalam proses rekrutmen setelah memenangkan proyek (sudah rahasia umum implementer kelas menengah pada umumnya tidak memiliki dedicated consultant yang cukup banyak, sehingga jumlahnya akan berkembang dan berkempis sesuai dengan proyek yang didapatkan), kemudian masalah administratif legal terkait pekerja ekspatriat, dan beberapa sebab lainnya. Hal ini menyebabkan tertundanya task yang sedianya dilakukan oleh SDM tersebut dan juga task-task lain yang memiliki dependensi dengannya. Belum lagi kita bicara adanya turnover orang pada posisi-posisi yang penting dalam proyek. Dampaknya akan lebih maut lagi apabila SDM yang terlambat tersedianya itu terletak pada project critical path.

-          Lemahnya kontrol dari manajemen proyek dari perusahaan pemilik pekerjaan terhadap manajemen proyek implementer. Lemahnya kontrol ini mencakup pada aspek waktu pelaksanaan task sesuai project plan, kualtias hasil dari setiap task, dan yang kritikal juga adalah soal kesesuaian kualitas SDM yang diterjunkan oleh implementer pada proyek dengan kualitas dan kuantitas yang dijanjikan atau direncanakan.

-          Kesenjangan kompetensi antara SDM dalam organisasi proyek perusahaan pemilik pekerjaan dengan SDM dari implementer. Hal ini menyebabkan komunikasi diantara kedua pihak menjadi tidak berimbang, serta ketidak sesuaian kualitas dan lingkup pekerjaan yang dihasilkan oleh implementer dengan yang seharusnya dideliver.

Beberapa penyebab kegagalan implementasi ERP adalah :

1.     Manajemen perubahan dan training. Kesulitan terletak pada perubahan praktek pekerjaan yang dilakukan. Training yang melibatkan banyak modul harus dilaksanakan seawal mungkin.

2.     To BPR* or not to BPR. Perusahaan harus memilih antara merubah bisnis proses untuk menyesuaikan sistem atau sebaliknya, dengan implikasi berupa biaya dan waktu untuk merubah sistem. (*Business Process Reengineering)

3.     Perencanaan yang buruk. Perencanaan harus mencakup beberapa area seperti hal-hal bisnis dan ketersediaan user untuk membuat keputusan pada konfigurasi sistem.

4.     Meremehkan keahlian IT. Implementasi ERP membutuhkan keahlian staff ditingkatkan dengan baik.

5.     Manajemen proyek yang buruk. Hanya sedikit organisasi yang mengimplementasi ERP tanpa melibatkan konsultan. Namun sering kali konsultan melakukan perbuatan yang merugikan kliennya dengan tidak membagi tanggung jawab.

6.     Percobaan-percobaan teknologi. Usaha-usaha untuk membangun interface, merubah laporan-laporan, menyesuaikan software dan merubah data biasanya diremehkan.

7.     Rendahnya keterlibatan Eksekutif. Implementasi membutuhkan keterlibatan eksekutif senior untuk memastikan adaya partisipasi yang terdiri dari bisnis dan IT dan membantu penyelesaian konflik-konflik.

8.     Meremehkan sumber daya. Sebagian besar budget melebihi target terutama untuk manajemen perubahan dan training user, pengujian integrasi, proses-proses pengerjaan ulang, kustomisasi laporan dan biaya konsultan.

9.     Evaluasi software yang tidak mencukupi.Organisasi biasanya tidak cukup memahami apa dan bagaimana software ERP bekerja sampai mereka sepakat untuk membeli. Untuk mengatasi tersebutada dua cara yang disarankan oleh Turbit (2005) yaitu melakukan perubahan budaya dan manajemen perubahan yang baik.

10.   Beberapa perubahan budaya yang harus dilakukan organisasi diantaranya :

o    Karyawan / user harus merubah fokus dari pekerjaan milik saya menjadi pekerjaan keseluruhan organisasi.

o    Perubahan budaya biasanya memerlukan waktu beberapa waktu.

o    Perubahan dari sistem lama yang mempunyai fleksibilitas tinggi (misal dalam pengambilan keputusan) dan tidak menaruh perhatian pada konsistensi menjadi sistem baru yang menaruh perhatian pada konsistensi.

Sedangkan literatur-literatur yang membahas mengenai manajemen perubahan dalam implementasi ERP juga sudah cukup banyak diantaranya Aladwani (2001). Membuat sebuah kerangka konseptual dan model untuk mengelola perubahan-perubahan dalam implementasi ERP.

Parr and Shanks (2000) mengatakan bahwa alasan mengapa implementasi ERP gagal yaitu :

1.     Strategi operasi tidak mendorong perencanaan dan pengembangan bisnis proses.

2.     Waktu implementasi lebih lama dari yang diharapkan.

3.     Aktivitas persiapan pra-implementasi tidak berjalan dengan baik.

4.     Orang tidak dipersiapkan dengan baik untuk menerima dan mengoperasikan sistem baru.

5.     Biaya implementasi lebih besar daripada yang diantisipasi.

6.     Komitmen manajemen agar implementasi berhasil sehingga yang dipertimbangkan tidak lagi apakah Software tersebut yang ”The Best”.

7.     Proses mapping dilakukan karena bisnis proses curent dan to be. Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah mengkaji efek dalam jangka panjang dan pendek terhadap pemilihan bisnis proses yang akan dipakai.

8.     Perubahan bisnis proses dan implementasi ERP menyebabkan perubahan-perubahan dalam struktur organisasi berupa bertambahnya job discription dan unit-unit kerja baru yang berfungsi untuk mendukung implementasi ERP.

9.     Aplikasi ”Change Management” untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dengan adanya implementasi ERP. 

Beberapa kendala yang dihadapi dalam implementasi dikategorikan menjadi 3 aspek :

1.     Teknis, Diantaranya masalah bahasa dan perubahan dari model hard copy menjadi model display.

o    Penggunaan Software ERP menuntut terminologi istilah yang sama sehingga istilah-istilah dalam produksi, penjualan, dll yang digunakan harus dirubah sesuai istilah-istilah dalam ERP yang berbahasa Inggris.

o    Pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pihak manajemen secara tradisional dilakukan dengan menggunakan model hard copy dimana Manajer menandatangani tumpukan kertas yang dimejanya dipaksa untuk membuka komputer karena proses Approval dilakukan melalui media tersebut (model display).

2.     Budaya, Implementasi ERP yang berbasis penggunaan teknologi menuntut perubahan-perubahan yang harus dilakukan karyawan diantaranya harus aware terhadap penggunaan software tersebut (sebagai contoh selalu update data).

3.     Politik, Kendala yang menghambat implementasi berasal dari dalam tubuh departemen IT sendiri dan dari luar departemen.

o    Sebagian besar karyawan IT merasa pekerjaannya akan hilang karena digantikan oleh sistem tersebut. Hal ini dikarenakan sebelum penerapan sistem ERP, bagian IT inilah yang bertanggung jawab untuk membuat aplikasi-aplikasi sesuai dengan kebutuhan user disemua departemen. Beberapa karyawan di luar departemen IT juga merasa terancam dengan berkurangnya kekuasaan karena sebagian pekerjaan akan dilakukan oleh software ERP.

o    Dengan alasan politis tertentu, beberapa unit kerja yang sebenarnya bisa dihapus tidak dapat dilakukan.

o    Keengganan user atau karyawan departemen lain pada saat diimplementasikan software karena adanya unsur ”ketidakpercayaan” terhadap departemen IT. Ketidakpercayaan tersebut timbul karena ketakutan bahwa data-data atau laporan-laporan rahasia mereka akan diketahui oleh bagian IT selaku administrator.

Usaha-Usaha Mengatasi Kendala Implementasi Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan

1.     Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP.

2.     Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-presentasi untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut.

3.     Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP.

Strategi-strategi yang dilakukan untuk memastikan bahwa sistem ERP ini berjalan dengan baik serta informasi yang diperoleh dapat dimanfaatkan kapanpun, diantaranya :

1.     Memiliki network untuk PCP dengan banyak pilihan.

2.     Memilih server yang handal, MIC dan Hard disk bersifat redundant sehingga kalau terjadi kegagalan masih bisa berjalan.

3.     Melakukan ”Risk Assesment” dengan memetakan titik-titik yang rawan jika terjadi disaster. d. Melakukan Backup data dari server dengan menggunakan cold backup. Dengan cara ini maka data dibackup setelah kurun waktu tertentu, tidak secara real time. cold backup dengan pertimbangan diantaranya biaya implementasi dengan Hot backup sangat mahal dan membutuhkan server yang lebih banyak (dua buah server).

4.     Meletakkan Backup site di tempat yang cukup jauh dengan letak server. Hal ini terutama untuk menghindari kejadian-kejadian yang tidak dapat diprediksikan seperti kebakaran, jika lokasi backup dan server masih dekat maka tidak akan ada gunanya proses backup dilaksanakan.

5.     Melakukan analisa kelayakan untuk pembangunan Disaster Recovery Center (DRC).

6.     Memberikan alat pengamanan di gedung, sebagai contoh dengan menyediakan alat pemadam kebakaran disekitar ruang server.

Hasil-Hasil Setelah Implementasi ERP Dengan implementasi yang telah dilaksanakan ada beberapa perbaikan yang diperoleh diantaranya :

Mempercepat proses order dari distributor sehingga membantu meningkatkan penjualan

Mempercepat waktu pembuatan laporan keuangan, dari sebelumnya per tanggal lima belas menjadi tanggal lima sudah tercetak semua laporan.

Meningkatkan keakuratan informasi.

Pembahasan Menurut Turbit (2005), salah satu penyebab kegagalan implementasi ERP adalah :

1.     Bisnis Proses. Dengan menerapkan ERP, maka perusahaan harus memilih antara merubah bisnis proses yang dimilikinya untuk menyesuaikan dengan sistem ERP atau sebaliknya. Agar dapat memilih, perusahaan yang akan mengimplementasikan ERP tentunya harus sudah mempunyai bisnis proses sehingga dapat membandingkan dengan bisnis proses dari sistem ERP. Dari perbandingan tersebut, jika bisnis proses yang dimiliki perusahaan sudah matang maka tidak banyak perubahan yang dilakukan.

2.     Dengan implementasi ERP maka diperlukan perubahan-perubahan budaya organisasi terutama dikaitkan dengan cara bekerja. Beberapa contoh perubahan yang ada diantaranya adalah proses approval dari model hardcopy menjadi model display sehingga menuntut manajer tidak gaptek dengan teknologi. Perubahan yang lain misalnya karyawan dituntut terus menerus untuk mengupdate data karena informasinya diberikan oleh sistem ini harus bersifat real time. Dengan berjalannya waktu ternyata semua pihak dapat melakukan perubahan budaya organisasi sehingga user lebih siap dalam mengoperasikan sistem yang baru.

Sistem ERP biasanya merupakan hal yang sangat kritis bagi efisiensi organisasi. Oleh karena itu, diperlukan perencanaan proyek yang cermat. Berbagai isu pada manajemen proyek yang harus diperhatikan misalnya;

a.       Estimasi waktu, penentuan skala prioritas, fleksibilitas jadwal, dan sebagainya harus ditentukan dengan cermat.

b.      Jenis system ERP yang akan di adobsi

c.       Penentuan orang-orang yang terlibat dalam “ steering committee”  karena tim ini akan menentukan keberhasilan implementasi ERP.

5.1.      Faktor Penentu Keberhasilan

            Sebagai pedoman untuk menilai atau menentukan target keberhasilan implementasi system ERP, biasanya kita menetapkan sekumpulan factor utama yang dianggap sebagai tolak ukur keberhasilan yang ingin dicapai.

5.2.      Langkah-langkah Implementasi

Secara garis besar, terdapat tiga pendekatan umum yaitu [OLS-2004]:

1.      Penggunaan satu paket software utuh ( vendor tunggal )

2.      Kombinasi dari beberapa paket software

3.      Kostumisasi atau membuat sendiri paket software ERP

Jika perusahaan sudah berniat ingin mengimplementasikan system ERP, maka ada beberapa langkah umum yang dapat dilakukan, yang secara garis besar sebenarnya tidak jauh berbeda dengan tahapan implementasi system informasi lainnya. Tahapan tersebut adalah:

1.      Membangun  organisasi tim proyek

2.      Menentukan pendekatan implementasi

3.      Membangun rencana implementasi

4.      Menentukan criteria keberhasilan dan metode pengukurannya.

5.2.1   Struktur Organisasi

Pengelolaan proyek implementasi ERP menggunakan prinsip-prinsip yang sama seperti manajemen proyek teknologi informasi lainnya. Tim- tim yang membentuk proyek implementasi diklasifikasikan atas peranan-peranan berikut :

1.      Komite pengarah

2.      Staf teknologi informasi internal

3.      User utama internal

4.      Perwakilan vendor/ konsultan

Dalam penerapan nya, struktur orrganisasi ini tidaklah sama persis dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Rincian detail organisasi dapat  disesuaikan dengan lingkungan perusahaan.

5.2.2.  Siklus Hidup Pengembangan Sistem ERP

Terdapat beberapa karakteristik khusus yang membedakan proyek ERP dengan proyek pengembangan system informasi lainnya , yaitu[SAT-2000].

1.      Proyek ERP biasanya memiliki ruang lingkup yang lebih luas dibandingkan dengan proyek pengembangan system informasil lainnya, dan melibatkan hampir semua fungsi dalam organisasi secara virtual.

2.      Proyek ERP biasanya menggunakan beberapa paket software secara ekstensif, baik berupa satu paket kesatuan atau kombinasi beberapa paket atau kostumisasi paket.

Siklus hidup implementasi ERP meliputi:

Fase 1: Perencanaan

Langkah awal implementasi adalah membentuk komite pengarah. Tujuan utama komite ini adalah mengindentifikasi tujuan utama dan ruangan lingkup proyek  ERP, menentukan manajer proyek dan anggota tim lainnya untuk membangun system.

Fase 2 : Analisis

Pada fase ini komite pengarah telah sepakat untuk menjalankan proyek implementasi ERP dan mungkin juga sudah  menentukan pendekatan yang akan dilakukan. Meskipun mungkin belum menentukan vendor tertentu, tetapi tim proyek mulai membentuk kelompok kerja pada berbagai fungsi di organisasi  untuk mengumpulkan informasi  dan mendefinisikan kebutuhan.

Pada tahap akhir fase analisis, idealnya dihasilkan sebuah prototype system ERP di berbagai area untuk menyimulisasikan dan menunjukkan integrasi antarmodul kepada user dan indentifikasi kebutuhan tambahan lainnya. Pada tahap ini, evaluasi ulang atas alternative yang pernah diajukan sebelumnya ( misalnya, pendekatan ERP yang lain atau vendor lainnya) dikaji ulang.

Fase analisis ini biasanya lebih singkat waktunya jika menggunakan pendekatan satu kesatuan paket dan lebih memakan waktu jika perusahaan memilih menggunakan pendekatan kostumisasi. Akan tetapi, pada umumnya, fase analisis proyek ERP biasanya lebih lama dibandingkan waktu yang diperlukan untuk analisis proyek aplikasi yang hanya mendukung satu fungsi atau departemen.

Fase 3: Desain

Fase desain dimulai setelah perusahaan memutuskan vendor mana yang dipilih. Tingkat desain tergantung pada pendekatan ERP. Jika diputuskan memilih satu paket , maka antarmuka sebagian besar sudah ditentukan dan kostumisasi biasanya dilakukan pada bagian-bagian minor saya.

Pada fase ini, para pengguna akhir ( end user ) harus mendapatkan pelatihan intensif atas paket-paket ERP, agar merekan siap menggunakan system yang baru. Pelatihan juga membantu dalam menyempurnakan indentifikasi kebutuhan selama proses pembuatan prototype dan memudahkan transisi ke fase desain.

Fase 4: Implementasi

Setelah perusahaan menentukan paket software yang akan digunakan dan di kostumisasi, fase berikutnya adalah melakukan konstruksi. Untuk pendekatan kesatuan paket, program sudah dirancang dna diterapkan per modul, misalnya fungsi-fungsi seperti pembelian, inventory, pembayaran, dan sebagainya.

Setelah modul selesai dikonfigurasi dan diintegrasikan dengan komponen dan program lainnya, fase selanjutnya sama seperti fase proyek software pada  umunya. Selama fase ini, semua rencana rekayasa ulang proses bisnis diterapkan. Karena semua hardware, software, data dan jaringan sudah diterapkan, maka hanya dua hal yang perlu dikaji, yaitu orang dan prosedur.

Fase 5: Dukungan Teknis

Tujuan dari fase ini adalah untuk menjamin keberhasilan system jangkan pendek dan jangka panjang. Dukunga n teknis terhadap para pengguna sangat penting. Elemen penting lainnya adalah pemeliharaan system ERP. Pemelihaaraan korektif meliputi koreksi kesalahan yang ditemukan oleh user.

Pemelihaaran adaktif diperlukan jika terjadi, misalnya, upgrade versi paket atau modul, atau terjadi kostumisasi berupa penambahan atau perubahan modul yang sudah ada, untuk  memenuhi kebutuhan yang terindentifikasi kemudian.

Pemeliharaan perfektif diperlukan, misalnya untuk menjaga kinerja system agar tetap optimal.

Dari fase- fase pengembangan tadi, maka dapat dibuat sebuah  daftar checklist atas target-target pekerjaan yang harus diselesaikan dalam implementasi system ERP.

5.3 Dilema Implementasi

Esensi dasar implementasi ERP adalah untuk menjalankan bisnis dengan lebih baik, oleh karena itu, implementasi harusnya dilakukan oleh orang yang menjalankan bisnis tersebut.

Beberapa hal yang harus diingat ketika implementasi ERP adalah [WAL-2001]:

·         Proyek implementasi adalah pekerjaan besar.

·         Proyek yang harus dikerjakan sendiri

·         Tidak dapat dijadikan sebagai prioritas utama

·         Mensyaratkan agar orang mengerjakan tugasnya dengan cara yang berbeda.

Dari sekian banyak persepsi dan dilemma implementasi, tidak berarti kita tidak dapat memgimplementasikan dengan benar. Dua elemen yang harus diperhatikan dalam implementasi [WHI-2006]:

1.      Strategi implementasi

2.Jadwal implementasi yang agresif

5.4.  Strategi Implementasi

Prinsip umum manajemen proyek mengenai tiga variable utama, yaitu jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan ( work ), jumlah sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan ( resource).

Secara garis besasr, proyek ERP dapat dibagi menjadi tiga fase, yaitu [WIL-2001]:

Fase 1 : Basic ERP

Modul yang diimplementasikan pada fase ini meliputi Sales & Operating  Planning, Demand management, Rough-Cut Capacity Planning, Master scheduling, Material Requirement Planning dan Plant scheduling.

Fase 2 : Integrasi Supply Chain

Proses yang termasuk dalam fase ini adalah pengembangan ERP baik ke arah depan dan belakang, sehinnga membangun sebuah rantai pasok ( supply chain ).

Fase 3 : Perluasan dan Pengembangan untuk mendukung Strategi Perusahaan

Pada fase ini perusahaan memperluas pemanfaatan kemampuan system ERP diseluruh organisasi.

Salah satu isu terpenting pada ERP adalah penentuan ruang lingkup. Ruang lingkup menggambarkan seberapa besar organisasi menaruh harapan atas manfaat ERP. Ruang lingkup proyek ditentukan oleh sejauh mana perusahaan akan membangun dan memanfaatkan supply chain untuk mendukung proses bisnisnya dan sejauh mana pengembangaan akan dilakukan.

5.5.   Jadwal Implementasi

Fungsi bisnis adalah sesuatu yang harus dikerjakan agar bisnis dapat berjalan dengan efektif, misalnya membuat perencanaan kapasitas produksi di masa mendatang, menjaga keakuratan catatan inventory dan sebagainya. Sering terjadi bahwa tim implementasi membuat jadwal berdasarkan implementasi modul, misalnya “implementasi modul Sales Order Entry” atau “Implementasi Product Data Control”. Sebetulnya pendekatan ini kurang tepat dengan alasan sebagai berikut :

·         Urutan aktivitas

·         Kesan yang timbul

5.6.   Mengukur Keberhasilan Implementasi ERP

Agar perusahaan dapat mengetahui sejauh mana system ERP sudah diterapkan, maka tim proyek perlu menetapkan ukuran keberhasilan implementasi. Karakteristik kematangan implementasi :

1.      User kelas A : Sistem secata formal sudah digunakan dengan efektif dan dijalankan diseluruh perusahaan

2.      User kelas B : Sebagian system ERP digunakan secara efektif di seluruh perusahaan.

3.      User kelas C : system formal ERP digunakan di sebagian perusahaan, biasanya hanya untuk mencatat informasi mengenai order penjualan, pengiriman, pengadaan, dan aplikasi keuangan.

4.      User kelas D : system ERP formal tidak dijalankan di perusahaan, dan mungkin hanya dijalankan pada fungsi management information system ( MIS ). Perusahaan banyak menggunakan system yang paralel dan informal untuk mengelola bisnis.

12 Faktor Critical Success Implementasi ERP

1. Dukungan top manajemen

    Organisasi harus memiliki top manajemen dan  komite yang sangat berkomitmen terhadap proyek Implementasi ERP  dan terdiri dari individu-individu dengan pandangan yang berbeda

2. Tim Implementasi

    Komposisi tim dan Teamwork sangat penting bagi keberhasilan implementasi ERP. Sebuah proyek ERP melibatkan semua departemen fungsional dalam suatu perusahaan. Perlu kerja sama teknis, pakar bisnis dan eksternalkonsultan serta keterlibatan end-user di berbagai proyek-fase

3.  Manajemen Proyek

Implementasi sistem ERP adalah seperangkat kegiatan yang kompleks sehingga organisasi harus memiliki proyek yang efektif dan strategi manajemen untuk mengontrol proses implementasi. (Khaled Al-Fawaz, Zahran Al-Salt i, Tillal Eldabi, 2008). Manajemen Proyek mengkoordinasikan penggunaan keterampilan dan pengetahuan. Selanjutnya memonitor kemajuan dan pencapaian tujuan dari proyek ERP sesuai.

4 . Rencana Bisnis / visi / tujuan

Tujuan dan sasaran yang jelas sangat penting untuk memandu upaya organisasi untuk mengetahui arah mana proyek harus dikemudikan

5. Pilihan Arsitektur, teknis pelaksanaan, infrastruktur teknologi

Pemilihan perangkat lunak ERP sulit diadaptasi karena ada beberapa paket ERP yang tidak tersedia di market dan setiap produk memiliki kekuatan dan kelemahan sendiri, baik dari situs produk dan kemudahan implementasi

6. Pelatihan

Pelatihan pengguna telah diakui sebagai faktor penting untuk implementasi ERP. Karena kompleksitas sistem ERP yang terintegrasi, pelatihan pengguna sangat penting untuk pemahaman yang kuat tentang bagaimana sistem bekerja dan bagaimanamenggunakannya.

7. Pengetahuan  sistem Legacy

Untuk mengelola kompleksitas sistem warisan merupakan bagian penting dari implementasi ERP yang sukses atau ERP proyeksecara bergantian

8.  Proses Bisnis Re-engineering

Teknologi informasi modern atau sistem, seperti sistem ERP, mengizinkan atau bahkan memaksa organisasi untuk memikirkan kembali cara bisnis dilakukan, misalnya dengan mengotomatisasi proses atau menyingkirkan non-nilai tambah kegiatan.

9. Budaya Organisasi

Budaya organisasi adalah cara hal-hal yang dilakukan dalam bisnis, dan persepsi bersama, keyakinan, simbol, ritual dan mitos dapat "diambil untuk diberikan" dalam sebuah organisasi.

10. Program perubahan manajemen

Pelaksanaan yang efektif dari sistem ERP membutuhkan perubahan strategi manajemen dan pemahaman tentang budaya organisasi. Pelatihan dan pendidikan merupakan proses penting dalam manajemen perubahan

11. Komunikasi

Komunikasi adalah salah satu tugas yang paling menantang dan sulit dalam setiap proyek implementasi ERP. Hal ini dianggap sebagai faktor penentu keberhasilan untuk implementasi sistem ERP oleh banyak penulis. Hal ini penting untuk menciptakanpemahaman, persetujuan pelaksanaan dan berbagi informasi antara tim proyek ke seluruh organisasi

12. Kemitraan

Selama fase yang berbeda dari proyek ERP biasanya ada tiga bagian utama yang terlibat. Yang pertama adalah organisasi menerapkan sistem, organisasi yang mengembangkan sistem ERP dan organisasi membantu implementasi. Sebuah kemitraan komersial yang baik akan memudahkan pencapaian tujuan yang ditetapkan.

Manajemen Proyek yang efektif Terhadap Keberhasilan Implementasi ERP

Aktifitas manajemen proyek akan semakin meningkat ketika menerapkan perencanaan, koordinasi dan pengendalian aktivitas yang berbeda dan kompleks dari proyek-proyek komersial dan industri modern. Manajemen proyek merupakan aplikasi dari pengetahuan, teknik dan ketrampilan untuk merancang aktivitas proyek sesuai dengan kebutuhan proyek. Manajemen proyek terpenuhi melalui penggunaan proses seperti inisialisasi, perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan akhir suatu proyek.

Manajemen proyek akan membantu para manager proyek karena akan membantu mereka menstandardisasi tugas rutin mereka dan mengurangi banyaknya tugas yang berpotensi akan terlupakan. Hal itu juga memastikan bahwa sumber daya yang tersedia dapat digunakan secara efektif dan efisien. Aplikasi dari prinsip manajemen proyek adalah mengizinkan/memperbolehkan para manajer senior untuk menetapkan dan menggunakan ukuran sukses yang sesuai, untuk mengukur nilai yang setaraf dengan biaya dan pengoptimalan dalam penggunaan sumber daya organisasi/perusahaan.

Manajemen proyek dipelajari melalui pengalaman dan telah dikenal sebagai "profesi yang kebetulan". Jadwal dan anggaran biaya menjadi penyebab timbulnya masalah pada banyak perusahaan yang melakukan implementasi. Keduanya merupakan faktor kontroversi karena diperlukan investasi yang lebih banyak pada sumber daya seperti konsultan yang dapat menggerakkan kemajuan proyek, tetapi hal ini juga menyebabkan timbulnya biaya ekstra. Ada beberapa hal penting yang merupakan bagian dari manajemen proyek, yaitu :

Mempunyai suatu perencanaan implementasi secara formal.

Menetapkan suatu batasan waktu yang realistis.

Melaksanakan pertemuan-pertemuan secara berkala untuk memantau status proyek.

Menetapkan seorang pimpinan proyek yang berpengalaman

Ruang lingkup manajemen proyek, mengidentifikasi bagian yang bermasalah dan untuk memahami implikasi aktivitas mereka untuk jangka panjang perusahaan.

Proyek manajemen waktu, lama waktu untuk implementasi sangat dipengaruhi oleh ruang lingkup suatu proyek

Manajemen mutu proyek

Sistem implementasi ERP merupakan kumpulan aktivitas yang kompleks yang melibatkan seluruh fungsi bisnis dalam perusahaan dan memakan waktu selama satu hingga dua tahun bahkan lebih, sehinga diperlukan suatu strategi manajemen proyek yang efektif untuk mengendalikannya untuk menghindari keluarnya anggaran yang besar dan memastikan waktu implementasi sesuai dengan jadwal waktu yang telah ditentukan.

Semakin efektif manajemen proyek semakin besar keberhasilan dalam implementasi ERP

3.      PENERAPAN ERP DI INDONESIA

Sebagian besar perusahaan di Indonesia, masih dijalankan dengan cara tradisional, dalam artian pelaksanaan proses bisnisnya berjalan dengan cara konvensional. Popularitas ERP di Indonesia ditandai dengan penggunaan SAP oleh Astra pada tahun 1990an. Trend penggunaan ERP di Indonesia banyak dipengaruhi oleh banyaknya perusahaan asing yang mendirikan pabriknya di Indonesia. Secara otomatis, sistem informasi yang digunakan di perusahaan induk, juga digunakan di anak perusahaannya di Indonesia, dengan pertimbangan kemudahan integrasi dengan pusat6. Pada ERP sendiri terjadi perubahan paradigma dari sistem konvensional yang serba terisolasi ke arah penggunaan information teknologi yang lebih terintegrasi menghasilkan aliran informasi yang lebih lancar padalevel organisasional maupun departemental

Produk ERP berkembang menjadi banyak model, dan mulai bermunculan variasi modul seperti CRM, QM, SRM dan lain sebagainya, pada tahun 2005an. Pada masa ini pula, perusahaan mulai merasakan dampak IT, apakah IT benar-benar dapat membantu kinerja perusahaan atau tidak.

Masalah utama yang banyak dihadapi oleh perusahaan dalam pemilihan ERP adalah biaya. Harga ERP yang relative mahal menjadi pertimbangan utama dalam pemilihan paket ERP yang akan digunakan. Mekipun ada ERP yang open source, namun dalam kenyataannya relative sulit untuk diimplementasikan.

Paket ERP yang banyak digunakan di Indonesia adalah Oracle Finance dan SAP R/3. Dimana masing-masing paket memiliki kekurangan dan kelebihan. SAP R/3 dikenal dengan kelengkapan modul dan integrasinya yang baik. Selain itu, SAP R/3 juga memiliki kontrol akses yang baik. Sebaliknya, SAP R/3 relatif lebih mahal dibandingkan Oracle Finance dan implemantasinya relative lebih rumit. SAP R/3 lebih banyak digunakan di Indonesia, sehingga pelatihan dan pakar di bidang ini cukup mudah ditemukan. Dalam kenyataannya, beberapa perusahaan menggunakan gabungan dari keduanya untuk menjalankan proses bisnis perusahaan. Selain dua paket ERP diatas, Microsoft Axapta juga cukup banyak digunakan, karena selisih harga yang cukup banyak dari SAP R/3 maupun Oracle.

Kebutuhan akan customize pada paket ERP yang tidak benar-benar dikuasai oleh vendor, menyebabkan hasil implementasi tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan, baik karyawan maupun top management. Oleh karena itu, dalam tahap perubahan sistem perusahaan ke ERP, sebaiknya perusahaan mencari pendapat dari pihak ketiga, misalnya praktisi atau konsultan IT yang bersifat independen, untuk menghindari conflict of interest antara vendor dan perusahaan.

Vendor yang menyediakan paket ERP di Indonesia antara lain adalah IFS, PT Krakatau Information Technology, PT Abas Information System, PT Aksesa Sistimindo Pratama, PT Mincom Indoservices, Global Business Solution, dan lain sebagainya. Sedangkan perusahaan yang telah mengimplementasikan ERP antara lain adalah Olympic Group, PP London Sumatra, Tbk, Jakarta International Container Terminal, Petrokimia Gresik, SOHO Group, PT PAL, PT Pupuk Sriwidjaya, Bukit Muria Jaya, Sumi Rubber Indonesia, dan perusahaan lainnya.

Pada akhirnya, tidak semua perusahaan membutuhkan ERP pada pelaksanaan proses bisnisnya. Perusahaan bisa membeli paket ERP secara lengkap, per modul atau membangun sistemnya sendiri, sesuai dengan kebutuhannya, tergantung pada skala kompleksitas bisnis perusahaan, disesuaikan dengan dana yang tersedia, personel yang siap menghadapi perubahan yang akan terjadi dengan adanya sistem baru, dan yang paling penting, dukungan dari semua pihak dalam perusahaan.

Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan suatu cara untuk mengelola sumber daya perusahaan dengan menggunakan teknologi informasi. Penggunaan teknologi ERP dilengkapi dengan hardware dan software. Teknologi ini berfungsi untuk mengkoordinasi dan mengintegrasikan data informasi pada setiap area business processes sehingga menghasilkan pengam- bilan keputusan yang cepat karena menyediakan analisa dan laporan keuangan yang cepat,

4.      KESIMPULAN DAN SARAN

Pertimbangan utama penerapan ERP di perusahaan-perusahaan Indonesia adalah mengenai dana, sehingga pemilihan untuk penggunaan ini benar-benar harus dipikirkan secara matang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dalam tulisan ini beberapa hal dapat ditarik kesimpulan bahwa :

1.      Penggunaan ERP di Indonesia masih belum maksimal dalam mendukung kinerja beberapa persuahaan.

2.      Pemilihan ERP bisa disesuaikan dengan kebutuhan dari perusahaan dalam pengembangan informasi bisnisnya, baik itu secara paket ataupun per modul.

3.      ERP di Indonesia disediakan oleh beberapa Vendor yang dalam aplikasinya sangat dibutuhkan persiapan yang matang dari perusahaan untuk memutuskan penggunaan ERP.

4.      Pengembangan system Internal menjadi alternative yang baik, dengan pertimbangan dana dan komplesivitas dari bisnis dalam perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

1.      Riswanto & Sukriana, Y. (2008) Menimbang Urgensi Implementasi ERP [Online]. Available at: http://www.ubb.ac.id/menulengkap.php?judul=Menimbang%20Urgensi%20Implementasi%20ERP&&nomorurut_artikel=108

2.      Endonesia.com (2009) ERP dan SCM [Online]. Available at: http://www.endonesia.com/mod.php?mod=katalog&op=viewlink&cid

3.      Heryanto, D. (2009) ERP dan Penerapannya [Online] Available at:http://community.gunadarma.ac.id/blog/view/id_1092/title_erp-dan-penerapannya/

4.      IBM (n.d) IBM Membantu Implementasi ERP di Belfoods [Online]. Available at: http://www-07.ibm.com/shared_downloads/express/belfood.pdf

5.      IFS (n.d) IFS Indonesia [Online]. Available at: http://www.ifsworld.com/id/news_events/our_customers/default.asp#

6.      Priandoyo, A. (2007) Kompetisi aplikasi ERP di Indonesia [Online]. Available at: http://priandoyo.wordpress.com/2007/03/06/kompetisi-aplikasi-erp-di-indonesia-second-layer/

7.      Lutchen, Mark D. (2004) Managing IT as a Business. John Wiley & Sons, Inc.

8.      Zeplin Jiwa Husada Tarigan, Jurnal Teknik Industri, Vol 6, Desember 2004, Universitas Kristen Petra, Surabaya

9.      Rosada, Amrina, Penerapan ERP dalam perusahaan PT. HM Sampoerna (Tugas UAT SIM no.1), 25 September 2012,  IPB.ac.id.